Делай Дело » Менеджмент » Эффективный Тайм Менеджмент — искусство управления временем

Эффективный Тайм Менеджмент — искусство управления временем


Тайм МенеджментКогда мы начинаем говорить о самоорганизации первое, что приходит в голову это тайм-менеджмент. Как и всякое объяснение, статью о таком близком и одновременно далеком тайм-менеджменте необходимо начать с того что же значит понятие тайм-менеджмента, а так же  с истории его образования.

История тайм-менеджмента

Управление временем в таком чистом виде в котором оно знакомо нам на данный момент появилось в России в 1920 году, когда в период развития научной организации труда Алексей Гастев выдвинул идею о том, что всякая эффективность любой организации напрямую зависит от  личной эффективности работников, а так же от эффективности системы в целом.

Если смотреть на историю обширнее, то первым человеком описавшим пользу тайм-менеджмента был Бенджамин Франклин. Он начал с банальных вещей — с ведения личного дневника, и в следствии вывел техники управления временем. Ныне Леветас позиционирует разработки Франклина, как систему планирования названую в честь политического деятеля.

Постепенно развивая в себе навыки тайм-менеджмента, например, повышая результативность своей деятельности, постарайтесь оценивать свою работу и время которое на нее необходимо действительно затратить, полезно используя время бездействия, вы достигните идеального баланса распределения времени, как результат появится больше свободного времени и повысится результативность по сравнению с затраченным временем.

Определение тайм менеджмента

Самоанализ

Для того чтобы познать, что же такое эффективный тайм-менеджмент нам необходимо начать с малого — с проведения самоанализа. Данное направление самоменджмента давно известно управленческому персоналу и пользуется популярность уже ни один десяток лет. Главное в этой технике правильно задавать типовые вопросы чему необходимо уделять больше времени? В каких из поставленных задач наибольшая необходимость временных ресурсов и так далее. Анализировать свой рабочий день нужно регулярно, это через время войдет в привычку и даст возможность быстрее концентрироваться, сосредотачиваться на задачах первого уровня, а так же реализовывать желанные планы.

Определение тайм-менеджмента достаточно простое и заурядное, смысл его сводится к тому, что это набор методов и техник управления собственным временем, а так же технологии повышения эффективности его использования.

Что касается методов тайм-менеджмента то основным из них является вышеуказанный анализ, а так же, безусловно, планирование.

Методы тайм-менеджмента

Оптимальным временем для осуществления планирования рабочего времени считается время составляющее 1% от общего объема времени планирования. Планирование комплекса работ, например,  тайм менеджмент проекта, необходимо проводить по схеме Что? Кто? Где? Как? Сколько? Зачем? Должен выполнять для достижения поставленных целей и реализации планов проекта.

Тайм менеджмент в организации среди управленческого персонала обычно осуществляется на этапах, которые мы рассмотрим далее.

Первым этапом любой техники тайм-менеджмента является составление перечня дел, которые необходимо выполнить в плановый период. На данной стадии происходит предварительное ранжирование дел и задач.

Как правило, на втором этапе необходимо определить временные затраты, которые требуются для выполнения задач из указанного перечня.

После этого общее рабочее время должно быть распределено по схеме где на запланированные дела отводится 60% от общего количества времени, для непредвиденных работ выделяется резерв времени в 20%, а так же 20% обязательно учитывается на резерв времени для творческой деятельности руководителя.

тайм менеджмент проекта

Запланированный фонд времени контролируется с тем временными затратами, которые были предопределены на втором этапе.

Интересным секретом тайм-менеджмента есть метод а,б,в,г,д. Данный подход часто используется на этапе определения важности каждого из запланированных дел. Таким образом, вы группируете дела по степени важности, от самых важных- в категории А, по убывающей до категории Д. Главным принципом этого метода является порядок выполнения дел. Это значит, что пока вы полностью не окончите список дел А, не рекомендуется переходить к списку Б, и так по убывающей. Как привило, в группу Д, то есть наименее важную, относят дела, задачи и планы, которые меньше всего влияют на достижение общей цели, решение проблемы, а так же малосущественные задачи.

Основные принципы тайм-менеджмента

  1. Делите время на равные промежутки. Во многих западных компаниях существует принцип шести минут. Он заключается в том, что рабочий день делится на шестиминутные отрезки за которые работник максимально концентрируется и выполняет поставленную задачу. Если за шесть минут задача не выполнена, то следует отложить ее на позже и взяться за следующее «короткое» дело. Таким образом, персоналу удается собраться и сделать дела гораздо быстрее чем тогда, когда выделяется время на «раскачку».
  2. Принцип одной задачи. Из предыдущего принципа образовывается принцип решения только одной задачи. То есть в один период времени внимание уделяется только одной, конкретной задаче.
  3. Комфорт. Научно доказан тот факт, что неудобное рабочее место или раздражающий шум снижает продуктивность труда, примерно, на треть. Любой из принципов управления временем можно считать не действительным, если пренебречь данным основным принципом.
  4. Простота. При поступлении к вам какой-либо задачи записывайте ее в ежедневник, на салфетку, лист бумаги не задумываясь над тем в какой специальной программе это оформить и как подписать. После того как основная информация получена, перепишите ее со всеми нюансами и тонкостями.
  5. Фильтрация. Раз в определенный период времени, например, месяц проводите ревизию в основном перечне задач и планов. Модернизируйте, конкретизируйте, вычеркивайте, уточняйте- в целом работайте над ним.

Эти принципы можно считать основой на которой строятся методы управления временем. Наиболее доступную информацию о методах можно найти по запросу в свободной энциклопедии википедия тайм-менеджмент

Эффективное управление рабочим временем может быть рассмотрено на примере обычного рабочего дня.

секреты тайм менеджмента

Сначала дня следует заняться делами с фиксированным сроком исполнения. Те дела, которые требует значительных затрат времени так же выполняются в первой половине дня. Психологи, занимающиеся исследованием продуктивности человеческих возможностей выяснили, что неприятные дела тоже следует выполнять сутра, так как вечером, в конце рабочего дня работники не желают браться за то, что им не импонирует.

 Брайан Трейси, известный бизнес-консультант, наставник на своих тренингах проводит аналогию неприятных дел с лягушкой. Притча, на которую он опирается гласит — при каждом неприятном деле вы можете утешать себя, что это не самое неприятное из того что произошло с вами за день, так как вы уже на завтрак съели живую лягушку. Такой тонкий пример, может мотивировать вас. Так как откладывание и перенос каждого неприятного дела создает вам еще большее психологическое и эмоциональное напряжение не покидающее вас до завершения его.

Далее планируются рутинные дела и выполняются ежедневные, а так же второстепенные и эпизодические.

Все советы по управлению временем сводятся к тщательному планированию. Что касается упражнений по тайм-менеджменту, то самым эффективным из них можно назвать кейс расстановки приоритетов, а так же матрицу власти.

Виды планирования

Чтобы профессионально и правильно этим заниматься, следует различать виды планирования, которые используется в тайм-менеджменте. Если же у вас возникают с этим проблема мы, то рекомендуем посетить тренинг по тайм-менеджменту, ну, а пока попробуем разобраться в тонкостях самостоятельно.

Обычно по такому алгоритму формируется не только корпоративный тайм-менеджмент, но и управление личным временем.

Как таковых правил тайм-менеджмента не существует, все азы постигаются путем проб и ошибок. Основой любого действия связанного со временем есть планирование и только планирование. Как говорится, порядок время бережет.

Лучшие книги по тайм-менеджменту:

  1. Зайверт «Ваше время-в Ваших руках»
  2. Адаир «Искусство управления людьми и самим собой»
  3. Бишоф «Самоменеджмент»
  4. Маргенстер «Тайм-менеджмент»
  5. Лукашевич «Теория и практика самоменеджмента»
  6. Глисон «Работай меньше-успевай больше»
  7. Доланд «Упрости себе жизнь»


Рекомендуем прочитать:
Техника активного слушания в продажах (часть 2) Техника активного слушания в продажах (часть 2)

     Итак, продолжаем разговор, а для тех, кто впервые пришел на страничку, советую почитать предыдущую часть данной статьи тут: http://delaj-delo.ru/management/texnika-aktivnogo-slushaniya-v-prodazhax.html Отличие активного слушания от обычного в том, что продавец направляет мысли клиента в нужное русло. Получая таким образом нужную информацию

Техника активного слушания в продажах Техника активного слушания в продажах

Лучше всего осуществлять контроль общения и влиять на своего собеседника тот продавец, который правильно слушает. «Слушать необходимо в 2 раза больше, нежели говорить» Что касается самого определения «активное слушание» — это слушание, направленное на понимание партнера и слушание именно того,

Книги по проектному менеджменту (часть 2) Книги по проектному менеджменту (часть 2)

Предыдущая часть тут: http://delaj-delo.ru/management/knigi-po-proektnomu-menedzhmentu.html Гай Кавасаки «Правила Кавасаки» Один из первых работников компании Apple Г. Кавасаки (ответственный за маркетинг компьютера Macintosh) характеризует собственную книгу как «сборник лучших материалов о создании эффективных организаций и управления ими». С помощью EQ-теста (Entrepreneurial Quotient)

Источник: delaj-delo.ru

Дата публикации: 2 апреля 2015

© 2011 - 2017 Делай Дело Правила использования материалов сайта |Карта сайта |

Рейтинг@Mail.ru
Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика